Kinh nghiệm đi thuê văn phòng

Hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng kéo theo nhu cầu thuê văn phòng cũng ngày càng tăng lên. Các công ty, doanh nghiệp có xu hướng thuê văn phòng để vừa tiết kiệm chi phí, thời gian và dễ dàng trong việc muốn chuyển địa điểm văn phòng sang chỗ mới so với việc mua hoặc xây văn phòng. Tuy nhiên, nếu không có kinh nghiệm, khách hàng vẫn có thể gặp phải những vấn đề phát sinh.

Thuê văn phòng, cần lưu ý những gì?

Trong một bài viết mới đây, ông Robert Johnston, Giám đốc bộ phận cho thuê thương mại của Cushman&Wakefield Vietnam đã đưa ra những tư vấn đáng chú ý.

Theo ông, các công ty khi chọn địa điểm văn phòng thì khác biệt trong lĩnh vực kinh doanh sẽ dẫn đến khác biệt về nhu cầu, tuy nhiên, mọi văn phòng đều phải được xem xét trên những tiêu chí cơ bản, như tính an ninh, chất lượng quản lý tòa nhà, môi trường xung quanh (trường học, ngân hàng, bệnh viện, cửa hàng ăn uống...), cùng một tiêu chí không thể thiếu là giá thuê có đảm bảo ổn định, phù hợp với kinh phí của công ty hay không.

Chẳng hạn, nhìn vào toàn bộ thị trường cho thuê văn phòng Hà Nội, có thể thấy một khu đô thị mới đang dần hình thành tại khu vực phía Tây thành phố. Các công ty đua nhau di dời văn phòng về khu vực này, nơi có những tòa nhà văn phòng mới hơn và giá thuê mềm hơn. Tuy nhiên, các công ty cũng cần xem xét đến yếu tố khoảng cách.

Với địa điểm mới, nhân viên công ty cũng phải đi làm xa hơn, chịu chi phí di chuyển, chi phí ăn uống cao hơn, thời gian trên đường lâu hơn. Đây là điểm đáng lưu tâm cho nhiều công ty khi xem xét địa điểm văn phòng.

Khủng hoảng kinh tế kéo theo giảm giá bán cũng như giá thuê của các tòa nhà và không gian văn phòng, mang lại nhiều thuận lợi cho các công ty. Đống Đa và Ba Đình là hai quận đông dân nhất trên địa bàn Hà Nội. Giá thuê văn phòng tại khu vực hai quận này thấp hơn khu trung tâm kinh doanh, nhưng không chênh lệch lắm nếu so với giá thuê tại khu đô thị mới phía Tây thành phố.

Xét đến thiết kế mặt bằng, một văn phòng cần tối ưu hóa lợi ích cho công ty, tức là tối đa hóa diện tích mặt bằng sử dụng và hạn chế ít nhất có thể diện tích bao quanh. Thông thường, mặt bằng sẽ được thiết kế để khách thuê có thể sắp xếp văn phòng hiệu quả nhất.

Trong trường hợp chủ nhà phải chia một mặt bằng thành nhiều phần cho nhiều văn phòng sử dụng chung thì thông thường mặt bằng sẽ được chia theo hình chữ nhật để thuận tiện và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, kết cấu sàn ứng lực không cột là loại mặt sàn hiên nay được các nhà thiết kế đánh giá cao nhất. Thiết kế xây dựng hiện đại này mang đến giải pháp không gian thuận tiện, với toàn bộ bề mặt tòa nhà được kính bao phủ.

Về trang thiết bị văn phòng, cần nhấn mạnh tầm quan trọng của thang máy, tầng hầm, hệ thống điều hòa, phòng vệ sinh và vật liệu trang trí. Những trang thiết bị này sẽ quyết định đến giá trị sử dụng của toàn bộ tòa nhà về dài hạn. Không khó để có thể nhìn thấy vẻ sốt ruột của những nhân viên làm việc trong những tòa nhà cũ khi mỏi chân chờ đợi thang máy hay đi tìm phòng vệ sinh.

Chủ nhà luôn cần lưu ý tân trang tòa nhà khi cần thiết bởi chất lượng trang thiết bị sẽ ảnh hưởng đến tỉ lệ lấp đầy của tòa nhà. Nếu tính thẩm mỹ và chất lượng trang thiết bị trong tòa nhà không đáp ứng được nhu cầu của khách thuê, khả năng cao khách thuê sẽ di dời văn phòng của họ ngay khi kết thúc hợp đồng. 

Hệ thống điện cũng cần phải đáp ứng mọi nhu cầu của khách thuê doanh nghiệp. Tòa nhà văn phòng cho thuê cần có một hệ thống cung cấp điện ổn định do một số đặc tính kĩ thuật của hệ thống cung cấp và nếu tình trạng mất điện xảy ra, có thể gây ra chi phí thất thoát lớn như trường hợp xảy ra gần đây tại Tp.HCM.

Việc mất điện sẽ dẫn đến rối loạn trong hệ thống thông khí hoặc ngưng trệ quá trình truyền tải dữ liệu máy tính - gây mất dữ liệu và tốn nhiều thời gian khôi phục. Hệ thống máy tính càng lớn, thời gian khôi phục càng lâu sau khi chịu ảnh hưởng từ rối loạn của hệ thống điện, làm giảm năng suất làm việc và tăng chi phí sửa chữa.

Tình trạng cung nhiều hơn cầu tại thị trường văn phòng Việt Nam đã buộc các nhà đầu tư phải giảm chi phí, bằng cách cắt giảm công suất điện hoặc chuyển các đầu mục trang thiết bị tối thiểu như hệ thống điện dự phòng/hệ thống điều hòa dự phòng sang các nhãn hiệu khác chi phí thấp hơn nhưng chất lượng thấp hơn. Hiện tượng này xảy ra ở hầu hết các tòa nhà, kể cả tòa nhà văn phòng hạng A khu trung tâm.

Một vấn đề khác mà các khách thuê doanh nghiệp càng ngày càng cần lưu tâm là thủ tục pháp lý đi kèm bởi một số chủ tòa nhà có khó khăn tài chính hoặc nợ xấu cần thanh toán với bên thứ ba. Lựa chọn tòa nhà nào để thuê là một quyết định quan trọng bởi mối quan hệ giữa chủ nhà và khách thuê thông thường sẽ kéo dài nhiều năm.

Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một chủ nhà không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như: lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi, khảo sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê.

Các tập đoàn đa quốc gia hoạt động tại Việt Nam thường sử dụng dịch vụ đại diện khách thuê. Yêu cầu về văn phòng cho thuê của những công ty này rất tiêu chuẩn, bởi họ từng hoạt động tại các thị trường mà cơ sở hạ tầng phát triển cao hơn Việt Nam nhiều lần. Điều này nhiều khi dẫn đến bế tắc trong thỏa thuận bởi những yêu cầu mà khách thuê tập đoàn đa quốc gia đưa ra lại được xem là không thể đáp ứng được đối với chủ nhà.

Hầu hết những trường hợp như vậy đều cần có thỏa hiệp giữa các bên, bên thuê cần linh động và thích ứng với thị trường Việt Nam, ngược lại, bên cho thuê cũng cần chấp nhận những “quy chuẩn tập đoàn” mà khách thuê đòi hỏi cần được đáp ứng. Điều này dĩ nhiên sẽ gây ra nhiều phiền phức cho cả hai bên, tuy nhiên, sự hỗ trợ của dịch vụ đại diện khách thuê sẽ giúp khách thuê hạn chế tối đa mọi rủi ro tiềm ẩn. 

>> Xem thêm: Cho thuê văn phòng

Ngày nay, việc lựa chọn được một văn phòng thích hợp không phải là chuyện một sớm một chiều. Các doanh nghiệp, công ty muốn thuê văn phòng trọn gói cần phải cân nhắc các yếu tố mình cần để có thể mang lại sự lựa chọn tốt nhất cho công ty. Theo như xu hướng từ các trang tin mua bán TPHCM, các doanh nghiệp thường thuê văn phòng hạng trung bởi mức chi phí không quá cao lại vẫn đảm bảo được những điều kiện cơ sở cần thiết cho công ty.

6 yếu tố cân nhắc khi thuê văn phòng hạng trung

Dưới đây là một vài yếu tố cân nhắc mà những doanh nghiệp thuê văn phòng hạng trung cần lưu ý.

1/ Vị trí

Khi đi khảo sát vị trí văn phòng cần thuê trên thị trường mua bán nhanh bạn có thể chọn vị trí trung tâm hoặc gần trung tâm. Bên cạnh đó, vị trí văn phòng cũng nên lựa chọn vị trí thuận lợi cho giao thông. Quan trọng là phòng nên ở vị trí sạch sẽ, có đầy đủ ánh sáng và cây xanh xung quanh, đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.

Nên tìm hiểu trước để tránh thuê văn phòng trúng những đoạn đường trũng xuống vì rất dễ bị ngập lụt, đây cũng là điều mà nhiều người kiêng tránh.

2/ Giá thuê

Giá thuê còn tùy thuộc vào vị trí, diện tích và trang thiết bị trong nhà. Thường thì giá thuê nhà của công ty sẽ chịu mức thuế 10%. Khi thuê cần phải làm rõ giá cả ngay từ đầu, đặc biệt, giá đó đã gồm thuế hay chưa? Nếu rồi thì thuế này phải được ghi một cách rõ ràng cụ thể trong hợp đồng để tránh những hiểu lầm về sau.

Nếu công ty bạn sử dụng điện nước của nơi thuê, bạn cũng cần làm rõ khoản này cũng như các khoản chi phí phát sinh khác. Cần hỏi ngay chủ thuê về những khoản phí có thể phát sinh bên cạnh giá thuê văn phòng để đảm bảo công ty bạn sẽ không phải lãng phí ngân quỹ cho những việc không đáng xảy ra.

3/ Diện tích văn phòng

Theo ước tính thì diện tích trung bình cho không gian làm việc của một nhân viên là 4m2/người. Vậy nên trước khi thuê văn phòng, bạn cần tính toán để văn phòng không quá nhỏ hoặc quá rộng so với mức cần thiết.

Đối với trường hợp công ty dự tính sau này sẽ mở rộng văn phòng thì cần bàn trước với chủ đầu tư để giảm thiểu chi phí phát sinh và tránh việc hết diện tích để mở rộng vì phần còn lại đã được cho thuê

Ngoài ra, bạn nên bàn với chủ đầu tư về phần diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, nhà vệ sinh, v.v… và các khoản chi phí liên quan để tránh nảy sinh mâu thuẫn về sau.

4/Chủ đầu tư

Khi thuê văn phòng hạng trung, bạn cũng nên chú ý đến chủ đầu tư: Tìm hiểu thông tin về đối tác, nếu chủ đầu tư không phải là đối tác uy tín, đã từng có tiền sự quỵt tiền hoặc gây rắc rối cho phía thuê nhà thì bạn không nên đầu tư vô đó.

5/ Thanh toán

Thường thì tiền thuê sẽ thanh toán 3 tháng một lần. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp ngoại kệ, chủ đầu tư muốn thu nhiều tiền một lúc nên sẽ quyết định 6 tháng thanh toán một lần. Vấn đề này bạn có thể thỏa thuận với chủ đầu tư xem cách nào là hợp lý với công ty bạn.

6/Dịch vụ và thiết kế văn phòng được thuê

• Thiết kế tòa tiền sảnh

Vì khi khách bước đến tòa tiền sảnh cũng có ảnh hưởng tâm lý từ ngoài vào, nên nếu tòa tiền sảnh thoáng mát, thuận tiện khách hàng sẽ có một tâm trạng thoải mái khi bước vào công ty bạn. Vậy nên, khi thuê văn phòng hạng trung, bạn nên đặt ra vấn đề trên với chủ đầu tư để đảm bảo quyền lợi của công ty và khách hàng.

• Chỗ để xe

Rất nhiều tòa nhà hạng trung thiếu chỗ để xa nên khiến khách hàng không ít khó chịu. Vì vậy, khi thuê bạn nên lưu ý chọn những tòa nhà có chỗ để xe thuận tiện cho nhân viên và khách hàng.

• Hệ thống điều hòa và hệ thống thang máy

Đối với những chỗ thuê văn phòng giá rẻ, hệ thống điều hòa nên đưa vào không khí trong lành và thoáng mát. Hệ thống thang máy thì nên có thang máy riêng biệt cho khu vực văn phòng để tránh những trường hợp rắc rối nảy sinh khi dùng chung với khu vực dân cư.

• Hệ thống cửa sổ

Một văn phòng thì không nên quá kín gió sẽ dễ gây ngộp và không tỉnh táo. Đồng thời, hệ thống cửa cũng phải đảm bảo không để nước mưa tràn qua hoặc gió lùa mạnh vào.

• Nhà vệ sinh

Nhà vệ sinh dù thế nào cũng cần phải đảm bảo vệ sinh. Khi thuê nhà văn phòng, bạn nên xem xét hệ thống nước xả cũng như các vật chất khác trong nhà vệ sinh có đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh không. Vì điều này sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe cũng như tâm lý của nhân viên, khách hàng khi sử dụng.

Đối với những người bận rộn, các bạn có thể không cần tự mình tính toán và thực hiện những điều đó mà có thể nhờ những dịch vụ cho thuê văn phòng đang rất phát triển hiện nay làm việc đó bằng cách tìm hiểu những gói dịch vụ cho thuê văn phòng giá rẻ hoặc cho thuê văn phòng trọn gói.

Một cách khác để tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn nữa để những địa điểm cho thuê văn phòng hạng trung là vào những trang mua bán bất động sản Hà Nội hoặc TPHCM văn phòng để tìm kiếm những mẫu văn phòng thích hợp với nhu vầu của mình. Ưu điểm của việc này là sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm thời gian, nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp với khoản giá cả hợp lý. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc có nên lựa chọn này hay không nếu là một người khó tính, vì dẫu sao tự tay mình chọn mọi thứ vẫn là vừa lòng hơn cả.

Nguồn: http://chothuevanphongtrongoi.com/kinh-nghiem-di-thue-van-phong-99.html