Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm bán hàng

Khi nền kinh tế trên thế giới phát triển, công nghệ thông tin trở thành một trợ thủ, điều không thể thiếu. Với những nước phát triển các phần mềm quản lý trong kinh doanh không phải là điều gì đó quá xa lạ.  Tuy nhiên ở Việt Nam, kinh doanh còn “e ngại” nhiều khi tiếp cận và sử dụng. Hãy cùng Dichvuphanmem.com tìm hiểu cho câu hỏi đã đặt ra. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho kinh doanh?

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

1/ Bắt kịp xu hướng kinh doanh

Nếu hỏi về sự phát triển của công nghệ ai cũng có thể thấy sự xuất hiện của chúng trong đời sống hằng ngày hay trong việc kinh doanh nhiều như thế nào.

Khi sự phát triển đó đạt đến một mức độ nhất định, điều hiển nhiên kinh doanh là một mục tiêu không thể bỏ qua. Hiện nay các loại máy tính tiền, máy bán hàng hay các thiết bị khác hỗ trợ trong công tác kinh doanh ngày càng phổ biến hơn, và thị trường Việt đang làm quen với 1 khái niệm mới: Phần mềm quản lý bán hàng. Lượng người kinh doanh sử dụng không nhiều, tuy nhiên con số này đang tăng lên nhiều. Xu hướng công nghệ sẽ dần chiếm lĩnh sang các lĩnh vực kinh doanh là điều dễ dàng thấy.

2/ Phần mềm quản lý bán hàng cho kinh doanh những gì?

Công nghệ chưa bao giờ làm chúng ta thất vọng. Khi chúng được sản xuất ra với mục đích đáp ứng tốt hơn nhu cầu thiết thực của con người. Phần mềm quản lý bán hàng cũng vậy.

So với các cách kinh doanh truyền thống, phần mềm quản lý bán hàng hạn chế tối đa thời gian quản lý, tính toán, lưu trữ và cập nhật dữ liệu. Hệ thống đồng bộ cùng các công cụ tính toán được tích hợp, giúp quá trình quản lý nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Ưu việt vượt trội của phần mềm quản lý là có thể sử dụng trên nền tảng các thiết bị cầm tay như Iphone hay Ipad. Với những chuyến công tác xa, hoặc quản lý các chuỗi cửa hàng sẽ dễ dàng hơn với việc đăng nhập và kiểm tra số lượng hàng hóa nhập, xuất , các đơn hàng hằng ngày giữa các cửa hàng.

Việc tính toán chi phí, báo cáo theo từng mốc thời gian hay sản phẩm theo nhu cầu người sử dụng. Tính năng xuất file cho quá trình lưu trữ dữ liệu lâu dài.

Điện toán đám mây cho phép chia sẻ dữ liệu cho nhân viên bán hàng và kiểm soát tiết kiệm thời gian những cách thông thường. Hệ thống đồng bộ cũng giảm thiểu thời gian nhập dữ liệu nếu mất mạng đột ngột, và bạn vẫn có thể sử dụng xuất hóa đơn tính toán như bình thường.

Khả năng lưu trữ thông tin khách hàng và tính năng tích điểm đáp ứng tốt khả năng chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn từ phần mềm quản lý bán hàng. Với cách thức này các đơn hàng hay số lượng hàng khác đã mua sẽ được lưu trữ đầy đủ, và hệ thống sẽ xuất ra số lượng cụ thể với từng khách hàng bạn có giúp bạn.

Tính năng bảo mật với chế độ phân quyền. Bạn là chủ, bạn có mọi quyền và kiểm soát kỹ lưỡng quyền sử dụng phần mềm quản lý của nhân viên. Điều này chống thất thoát hàng hóa, hay các hành vi gian lận tốt hơn rất nhiều so với các loại sản phẩm khác hay hình thức kinh doanh truyền thống.

3/ Phần mềm quản lý bán hàng có thực sự tốn kém?

So với thất thoát bạn chịu hàng tháng từ việc quản lý hàng hóa không tốt, nhân viên làm việc không hiệu quả và các đơn hàng không đáp ứng kịp thời bởi hàng hóa không đủ, thì phần mềm quản lý bán hàng thật sự rẻ hơn bạn nghĩ.

Thông thường người sử dụng sẽ nhìn vào tổng giá trị một lần họ phải bỏ ra để có được 1 sản phẩm. Nhưng điều cốt lõi là bạn hãy tính ra chi cho 1 ngày với việc sử dụng chúng. Bạn thấy sao? Đúng vậy, giá hợp lý hơn rất nhiều và bạn có được nhiều hơn là mất, vì kinh doanh là quá trình đầu tư có lợi nhuận. Và sử dụng sản phẩm phần mềm quản lý ưu việt này là một hình thức đầu tư chi phí thấp.

>> Xem thêm: Dịch vụ phần mềm

Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp

Dichvuphanmem.com xin chia sẻ cùng bạn kinh nghiệm lựa chọn phần mềm bán hàng phù hợp nhất cho mô hình kinh doanh của mình.

 1/ Quy tắc lựa chọn :

Trước khi lựa chọn một phần mềm ưng ý, bạn cần nghiên cứu sơ qua các yêu cầu sau :

• Mô hình đơn vị : Lớn, vừa hay nhỏ ?

• Nhu cầu bán hàng : Bán lẻ (bán cho khách vãng lai như : cửa hàng tạp hóa, siêu thị, Shop ..v.v.) hay bán sỉ - bán buôn (Đại lý,công ty ..v..v..)

• Nhu cầu quản lý : Có quản lý doanh số bán của nhân viên kinh doanh hay không ? Có cần thiết quản lý công nợ khách hàng hay không ? Có cần thiết quản lý thu chi hàng ngày không ? Có nhu cầu quản lý nhiều chi nhánh không ?..vv.v..

• Điểm thiết yếu nhất : chi phí cao nhất có thể để mua phần mềm .

Cái giá bạn có thể trả để mua phần mềm bán hàng không quan trọng bằng việc phần mềm có đáp ứng cho bạn có hiệu quả hay không.

Nếu giả sử bạn mua một phần mềm với giá rất rẻ , bù lại nó không giúp ích được gì cho bạn, hoặc phần mềm không ổn định. Vậy thì, dù rẻ thế nào đi nữa cũng trở thành đắt đỏ , vì bạn bỏ tiền ra để mua một sản phẩm không hoàn toàn phục vụ lợi ích cho riêng bạn. Thêm nữa, bạn phải mua một phần mềm bán hàng khác để trợ giúp cho mình, bạn sẽ phải tốn tiền thêm một lần nữa

2/ Kinh nghiệm chọn lựa :

Sau khi đã hoạch định những nhu cầu của mình, và sẵn sàng để mua phần mềm quản lý bán hàng về trợ giúp cho công việc của bạn, bạn cần đặt các dấu chấm hỏi về phần mềm bạn sắp sửa phải mua :

a/ Giao diện của phần mềm bán hàng có đơn giản & dễ sử dụng không ?

Việc giao diện của 1 phần mềm là phần tối quan trọng trong việc lựa chọn, khi xài một phần mềm, dù giao diện có đẹp đến đâu đi chăng nữa, có bóng bẩy đến đâu đi chăng nữa, nếu như giao diện, bố cục trình bày quá rắc rối , cách bố trí các nút lệnh không khoa học, sẽ dẫn đến khó khăn trong việc truyền đạt cho nhân viên thu ngân, nhân viên cấp dưới, hoặc cho người khác sử dụng phần mềm này để thay thế bạn lúc bạn không có mặt tại đơn vị

Dù bạn có được nhà cung cấp hỗ trợ đến đâu đi nữa và hướng dẫn kỹ càng đi chăng nữa, bạn phải tốn khá nhiều thời gian để sử dụng phần mềm  Việc này có nên hay không ? Khi mà thị trường đòi hỏi người kinh doanh (như bạn) cần phải nhanh chóng trong tất cả mọi việc ?

Nếu như bạn không nắm kỹ, nắm rõ phần mềm, bạn có thể ra hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng của bạn được không ?

Vì thế lời khuyên chân thành dành cho bạn, chính là : nên xem trước giao diện của phần mềm, vừa nhìn vào nó, bạn có biết sẽ nên bắt đầu từ đâu để thao tác hay không

b/ Tính năng của phần mềm

Tính năng trong phần mềm có phù hợp với bạn hay không ?

Một số phần mềm có sẵn những tính năng mà chắc hẳn bạn sẽ không cần đến, tuy nhiên đa phần , trên thị trường phần mềm Việt Nam hiên nay là những phần mềm đóng gói.

Vì đóng gói để dùng chung cho tất cả mọi cửa hàng, siêu thi, Shop..v..v. nên phần mềm bán hàng nói chung sẽ có đầy đủ tính năng mà đơn vị cần, tuy nhiên bạn có thể phải mua luôn những tính năng mà bạn không cần, hoặc không sử dụng đến. Điều này gây ra lãng phí

Vậy bạn nên xem xét kỹ, có nên bỏ tiền thêm để mua những tính năng mà bạn không thực sự cần đến hay không.

Phần mềm có thuận tiện trong việc bán hàng hay không ? Việc bán hàng là việc sinh lợi nhuận chủ yếu cho đơn vị, đó là công việc phải làm từng lúc, từng ngày. Vậy bạn nên yêu cầu nhà cung cấp giới thiệu ưu điểm về việc bán hàng cho bạn

c/  Dịch vụ hỗ trợ có tốt không ?

Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng của nhà cung cấp là điều tối cần thiết để quyết định mua phần mềm hay không. Hãy nghĩ đơn giản, trong lúc bán hàng đông khách, phần mềm lại gặp trục trặc, nếu lỡ nhân viên kỹ thuật không hỗ trợ bạn kịp thời thì sẽ ra sao ?

Hãy giao kèo và hợp đồng thật kỹ về vấn đề hỗ trợ kỹ thuật với nhà cung cấp phần mềm bán hàng là điều cần thiết cho công việc của bạn sau này

d/ Phần mềm có tiết kiệm được chi phí nào cho bạn ?

Sau khi đã ưng ý một phần mềm với 3 tiêu chí trên, bạn phải nghĩ xa hơn về việc nếu lắp đặt phần mềm vào máy tính cho bạn, bạn sẽ tiết kiệm được những gì với công nghệ mà phần mềm mang lại ?

Thời gian ? Công sức lao động của nhân viên cấp dưới ? Thiết bị phần cứng ? Công nghệ quản lý từ xa ? .v.v…v…

e/ Phần mềm có được tùy biến và nâng cấp hay không ?

Điều này cũng tối cần thiết khi lựa chọn sản phẩm phần mềm bán hàng cho bạn, bởi vì là phần mềm đóng gói nên nhiều nhà cung cấp đã thiết kế các mẫu in sẵn theo quy định ban hành của Bộ Tài Chính, hoặc theo các mẫu in hóa đơn, báo cáo được nhiều người dùng nhất . Tuy nhiên việc cố định như thế này sẽ gây phiền toái

Nếu bạn muốn hóa đơn của bạn có Logo công ty bạn, thì phải làm sao ? Nếu bạn muốn thay đổi cột hiển thị trên báo cáo thì phải làm sao ? Nhà cung cấp có hỗ trợ bạn không ? Hỗ trợ như thế nào ? Miễn phí hay tính phí ? Qua thời gian bào hành có được quyền thay đổi mẫu in không ? Miễn phí hay tính phí ?

Một số nhà cung cấp có tung ra bộ công cụ giúp khách hàng tự ý đổi mẫu in theo ý muốn, bạn có thể nghiên cứu các sản phẩm phần mềm này, vì điều đó giúp cho bạn chủ động trong công việc của mình, không phải chờ đợi để mất thời gian, tiền bạc, công sức về sau

Trong tất cả các phần mềm, không có phần mềm nào là không có lỗi, bạn hãy tin như vậy, và chắc chắn là như vậy Các hệ điều hành, các sản phẩm của các công ty lớn có kinh nghiệm hàng chục năm như Office, Windows, IOS, Photoshop..vv… đôi khi còn bị lỗi này lỗi nọ, thì không thể nào có 1 phần mềm mà không lỗi. Chỉ có điều là lỗi ít hay lỗi nhiều. Tính ổn định của phần mềm được đánh giá qua mức độ xảy ra lỗi của nó . Càng ít lỗi càng tốt

Vậy , bản nâng cấp của các nhà cung cấp phần mềm được đưa ra thực chất là bản đã khắc phục các lỗi ở phiên bản trước hoặc cung cấp các tính năng mới cho phù hợp với thị trường, thay đổi giao diện, bố cục cho phần mềm bán hàng ngày càng ổn định và nhiều tính năng hơn.

Bạn có thích không khi được sử dụng một phần mềm bán hàng bản quyền có chế độ nâng cấp hoài như vậy ? (Như Windows hay tung ra bản nâng cấp, hệ điều hành Android, IOS, FireFox, Office..v.v.. )

Hãy tính kỹ đến khả năng nâng cấp phần mềm bán hàng của nhà cung cấp, việc cung cấp hoặc hỗ trợ khách hàng thông qua bản nâng cấp sẽ giúp bạn tránh khỏi những phiền toái mà bạn hay gặp phải khi sử dụng, đồng thời, nhà cung cấp đó cũng tỏ rõ thiện chí khi tỏ ra quan tâm chăm chút đến khách hàng của mình thông qua các phiên bản nâng cấp đều đặn giúp bạn có thể yên tâm sử dụng phần mềm hơn.

Nguồn: http://dichvuphanmem.com/kinh-nghiem-lua-chon-phan-mem-ban-hang-108.html